Careers Wil je werken in de vastgoedsector?

Uw functie bij Phicap:

Phicap is een onafhankelijke groep van vastgoeddiensten, actief in België, Frankrijk en Luxemburg: project management, property management en technische expertise. Phicap Project, de entiteit voor projectbeheer (Project Management, bouwheerbegeleiding (AMO), Quantity Surveying (QS), gedelegeerd bouwheerschap (MOD), programmatie), begeleidt publieke en private klanten in de drie landen met een team van ongeveer 25 consultants.

Als Bid Manager stuurt u van A tot Z de respons op de overheids- en private aanbestedingen van Phicap Project aan — van marktverkenning tot indiening — en bent u het aanspreekpunt, in rechtstreekse samenwerking met de departementsdirectie. U helpt een functie te structureren en te animeren die vandaag door de Directie wordt gedragen, binnen het kader van onze ISO 9001-procedures, en u speelt een sleutelrol bij de invoering van een agentische AI voor tendering.

Uw verantwoordelijkheden:

Marktverkenning, sourcing en commerciële ontwikkeling:

–   Dagelijkse monitoring van de overheidsopdrachten, in België (e-Procurement, Bulletin der Aanbestedingen, enz.), in Frankrijk (BOAMP, PLACE, JOUE, enz.) en in Luxemburg (marches.public.lu).

–   Detectie van private opportuniteiten via netwerking, aanwezigheid op vastgoedevenementen en klantenrelaties.

–   Analyse en kwalificatie van de dossiers; onderbouwde Go/No-Go-aanbeveling aan de Directie; beheer van de opportuniteitenpijplijn, opvolging, organisatie en voorbereiding van prospectieafspraken met klanten.

Aansturing en opmaak van de offertes:

–   Het redactie-retroplanning en de indieningskalender van elke offerte opstellen.

–   Samen met de Directie de te betrekken Project Managers en experts identificeren, referenties van gelijkaardige projecten en opdrachten selecteren en personaliseren, en de start- en opvolgingsvergaderingen organiseren.

–   De externe bijdragen coördineren bij een combinatie of onderaanneming (partners, geassocieerde studiebureaus) en de rolverdeling, de samenwerkingsovereenkomst en de aanduiding van de gemachtigde beheren.

–   De structuur en het technisch memorandum opstellen, punt per punt in antwoord op de eisen van het bestek.

–   Generieke inhoud opstellen of aanpassen: voorstelling van de onderneming, menselijke en materiële middelen, kwaliteits-/veiligheids-/milieuaanpak.

–   De ondersteuning voor de mondelinge verdediging voorbereiden wanneer die vereist is.

Administratief beheer, conformiteit en opvolging na indiening:

–   Het administratief dossier per land samenstellen — met ondersteuning van de algemene diensten.

–   De vormconformiteit nakijken en de elektronische indiening binnen de gestelde termijnen verzekeren.

–   De vraag-en-antwoorduitwisselingen met de aanbestedende overheid of de klant opvolgen; indien vereist de bankgaranties of borgtochten beheren.

–   De documentaire traceerbaarheid en een reglementaire monitoring van de overheidsopdrachten verzekeren.

–   De resultaten van de offertes opvolgen, een rapportering aan de Directie verzekeren en de inhoudsbibliotheek en een gedeelde kennisbank voortdurend bijwerken.

Integratie en aansturing van AI:

–   Samen met een gespecialiseerde externe consultant en de tool Claude een agentische AI opzetten en vervolgens aansturen die het volledige tenderingproces dekt (sourcing, analyse, packaging, redactie) — een project om op te bouwen en te doen leven.

–   De structurering van onze offertebibliotheek en van de analyseresultaten van offertes coördineren en uitvoeren, om over een betrouwbare en relevante databank te beschikken ter ondersteuning van de AI-tools.

–   AI dagelijks gebruiken (analyse van bestekken, eerste versies, filtering van de monitoring) met systematische nalezing en verificatie vóór elk gebruik in een offerte, met een kritische kijk op wat deze tools mogelijk maken en op de aspecten die menselijke expertise vereisen.

Wie bent u?

–   U hebt meer dan 5 jaar loopbaan in een technisch profiel (project manager, studiebureau, architect), waarvan minstens 2 jaar ervaring met overheidsopdrachten.

–   Frans; kennis van het Nederlands en de wil om deze taal verder te ontwikkelen is een groot pluspunt; Engels en Duits (Luxemburg) kunnen troeven zijn.

–   Vlot in het opstellen van inhoud, in staat om methodologische verbeteringen te identificeren en te formuleren.

–   Nauwkeurigheid in de documentaire samenstelling en verantwoordelijkheidszin.

–   Sterke affiniteit met generatieve AI — wij werken met Claude — en zin om deel te nemen aan, of zelfs leiding te geven aan het hierboven beschreven AI-project.

–   Commerciële en relationele ingesteldheid; kennis van de bouw- of vastgoedsector is een pluspunt.

–   U deelt onze waarden: integriteit, nauwkeurigheid, teamgeest en klantgerichtheid.

Wat wij u bieden:

–   Een voltijds contract van onbepaalde duur in een onafhankelijke, stabiele en groeiende groep.

–   Een competitief salarispakket met extralegale voordelen; een mobiliteitsbudget is mogelijk.

–   Een rol om op te bouwen, met een echt AI-project om op te zetten, en rechtstreekse toegang tot de Directie.

–   Een doorgroeiperspectief naar een functie van Verantwoordelijke Offertes binnen de groep.

–   Kantoren in Brussel en occasionele verplaatsingen naar Frankrijk en Luxemburg.

U ben je verantwoordelijk voor het beheer van inkomende facturen, het coderen van facturen, de administratieve opvolging, de opvolging van de algemene boekhouding en de financiële informatie voor de panden in beheer :

Na een training waarin je de werkwijze van PHICAP in de vingers krijgt en de bedrijfsorganisatie leert kennen, krijg je volgende verantwoordelijkheden :

• Controle en circulatie van inkomende facturen
• Coderen van facturen
• Administratief beheer van leveranciers
• Administratief beheer van huurders, aanmaningen en openstaande betalingen
• Het opstellen van wekelijkse leveranciersbetalingen
• Financiële planning: budgetten door opbouw en inrichting van kasstromen

UW PROFIEL

• Je hebt een bachelor of master diploma in Accounting/Finance
• Je hebt minimum 5 jaar ervaring als boekhouder of property accountant. Het is een pluspunt indien je het programma NETIKA beheert
• Je bent georganiseerd, nauwgezet en resultaatgericht
• Je bent een team-player
• Je beschikt over integriteit, eerlijkheid en ethiek
• Je bent gepassioneerd door vastgoed in het algemeen
• Je bent tweetalig NL/FR, kennis van het Engels is noodzakelijk

WIJ BIEDEN U

• Een aangenaam kader met een passie voor vastgoed waar service een prioriteit vormt
• Een fulltime contract in een bedrijf met een duidelijke visie
• Een aantrekkelijk salaris met extralegale voordelen
• Voortdurende opleidingen
• De mogelijkheid tot loopbaanontwikkeling binnen het bedrijf

U bent verantwoordelijk voor de totale coördinatie van de projecten, inclusief haalbaarheid, ontwerp, werkbegeleiding en marketing waaronder:

• Analyse van de behoeften, vertaling van het programma van eisen, ontwikkeling nieuwe concepten
• Assistentie en begeleiding van de opdrachtgever bij het opstellen van de selectiecriteria van de deelnemers aan het project
• Coördinatie en toezicht van het voorontwerp en begeleiding van de procedure voor vergunning
• Coördinatie van het aanbestedingsdossier, raadpleging van bedrijven en ondersteuning bij de onderhandelingen
• Opvolging bij de uitvoering waarbij: planning, kwaliteit- en budgetbeheer

UW PROFIEL

• U bent in het bezit van een diploma; architectuur, ingenieur, ingenieur-architect of burgerlijk bouwkundig ingenieur
• U bent resultaatgericht, volhardend en bedreven in rapportering
• U heeft een analytische geest en bent oplossingsgericht
• U bent sociaalvaardig en voelt zich goed bij het leiden en sturen van onderhandelingen en vergaderingen
• U bent ethisch en integer
• U bent nieuwsgierig en gepassioneerd door vastgoed
• U bent tweetalig NL/FR, met een grondige kennis van het Engels
• U beschikt over minimum 4 jaar werkervaring

WIJ BIEDEN U

• Een jong dynamisch kader
• Een arbeidsovereenkomst met competitief salaris inclusief extralegale voordelen
• Opleidingen
• Loopbaanontwikkeling binnen de Groep

HOE SOLLICITEREN?

Als je aan deze criteria voldoet, stuur dan je sollicitatie rechtstreeks naar careers@phicap.eu

Als Property Manager sta je in voor het opvolgen van verschillende taken binnen onze panden. Na een intensieve training waarin je de werkwijze van PHICAP in de vingers krijgt en de bedrijfsorganisatie leert kennen, krijg je volgende verantwoordelijkheden:

• Technisch beheer: beheer van onderhoudswerken, onderhandelen met leveranciers over diverse overeenkomsten en toezicht van wettelijke controles
• Coördinatie van de huurders: je bent het aanspreekpunt voor de huurders,  opvolging van de noden en wensen van de huurders, begeleiding van plaatsbeschrijvingen
• Commercieel beheer: goede relaties onderhouden met makelaars, onderhandelen en opstellen van huurovereenkomsten en bezoeken opvolgen van ruimtes die te huur staan
• Financieel management: binnenkomende facturen nakijken en goedkeuren, opvolging van de te betalen huurbedragen en voorbereiding van de jaarlijkse begroting

UW PROFIEL

• Je hebt minimum een bachelor diploma in administratie of in het vastgoed of gelijkwaardig
• Je hebt minimum drie jaar ervaring in het beheer van commerciële panden als property management of in de kantoor vastgoed sector
• Je bent georganiseerd, nauwgezet en resultaatgericht
• Je bent sociaal en je hebt zakelijk inzicht
• Je beschikt over integriteit, eerlijkheid en ethiek
• Je bent gepassioneerd door vastgoed in het algemeen
• Je bent tweetalig FR/ENG

WIJ BIEDEN U

• Een aangenaam kader met een passie voor vastgoed waar service een prioriteit vormt
• Een fulltime contract in een bedrijf met een duidelijke visie
• Een aantrekkelijk salaris met extralegale voordelen zoals een gsm, een laptop en maaltijdcheques
• Intensieve en voortdurende opleidingen
• De mogelijkheid tot loopbaanontwikkeling binnen het bedrijf

HOE SOLLICITEREN?

Als je aan deze criteria voldoet, stuur dan je sollicitatie rechtstreeks naar careers@phicap.eu

Phicap is een onafhankelijke vastgoedgroep, actief in België, Luxemburg en Frankrijk: property management,
project management en technische expertise. De algemene diensten van de groep — boekhouding, finance,
marketing, administratie en IT — worden vanuit de holding in Brussel verzorgd.

Als Boekhouder maak je deel uit van het boekhoudteam van de groep en neem je de boekhouding van A tot Z
op van een portefeuille groepsvennootschappen en vastgoedvennootschappen. Je beheert volledige dossiers,
van de eerste boeking tot en met de jaarrekening, en bent daarvoor het aanspreekpunt.

Jouw verantwoordelijkheden:

Boekhouding van de groepsvennootschappen — van A tot Z:
– Volledige boekhoudkundige verwerking: aankopen, verkopen, bankverrichtingen en diverse verrichtingen
– Bankafpuntingen, voorbereiding van de betalingen en opvolging van de dagelijkse thesaurie
– Administratieve opvolging van leveranciers en klanten: gedigitaliseerd goedkeuringsproces, openstaande
posten, herinneringen en wanbetalingen
– Vaste activa, loonboekingen en intercompanyverrichtingen tussen de vennootschappen van de groep
– Btw: opmaak en indiening van de aangiften, jaarlijkse klantenlisting, intracommunautaire opgaven
– Maand- en kwartaalafsluitingen: provisies, regularisaties, cut-off
– Jaarrekening: opmaak van het balansdossier, afsluitingsboekingen en voorbereiding van de
vennootschapsbelasting samen met de externe adviseur

Boekhouding van de vastgoedvennootschappen (SPV) — van A tot Z:
– Boeking van de acquisities, opvolging van de gebouwen op het actief en van hun afschrijvingen
– Opvolging van de financieringen: leningen, aflossingstabellen en intrestlasten
– Doorrekening van kosten, recupereerbare posten en btw-behandeling van vastgoedverrichtingen
– Afsluitingen, jaarrekeningen en rapportering aan de externe contactpersonen van de vennootschap

Afsluitingen, rapportering en consolidatie:
– Kwartaalcijfers per vennootschap: balans en resultatenrekening
– Aansluiting tussen de operationele facturatieopvolging en de boekhouding
– Analyse van de kostenposten en toelichting bij de verschillen van kwartaal tot kwartaal
– Bijdrage aan de consolidatie van de groep en aan de berekening van de geconsolideerde EBITDA
– Deelname aan de uitrol van Odoo en aan het versterken van de boekhoudprocedures

Wie ben jij?
– Je hebt een diploma boekhouden of financiën, of bent gelijkwaardig door ervaring
– Je hebt 4 tot 7 jaar ervaring in de boekhouding, opgedaan in een accountantskantoor of in een bedrijf
– Je hebt al zelfstandig volledige dossiers beheerd, tot en met de jaarrekening
– Je beheerst de Belgische btw en de aangifteverplichtingen; Luxemburgse en Franse regels zijn een plus
– Je hebt een goede kennis van Excel en ervaring met een ERP; kennis van Odoo is een pluspunt
– Je spreekt Nederlands en Frans; Engels is een troef
– Kennis van de vastgoedsector of van de boekhouding van vastgoedvennootschappen is een pluspunt
– Je bent nauwkeurig, georganiseerd en betrouwbaar op deadlines
– Je bent integer en discreet

Wat wij bieden
– Een contract van onbepaalde duur, voltijds, in een stabiele groep in groei
– Een competitief salarispakket met extralegale voordelen; een mobiliteitsbudget is mogelijk
– Opleidingen om je competenties verder te ontwikkelen, en doorgroeimogelijkheden binnen de groep
– Een breed en volledig takenpakket in plaats van een opgesplitste functie, en rechtstreeks contact met de
directie
– Kantoren in Brussel en een flexibele werkorganisatie

Interesse?
Stuur je cv en een korte toelichting bij je parcours naar careers@phicap.eu. Wij beantwoorden elke sollicitatie.

TREEX is de technische adviesafdeling van de Phicap Group, actief in België en Luxemburg. Wij ondersteunen vastgoedinvesteerders, ontwikkelaars en eigenaars gedurende de volledige levenscyclus van hun activa, met een sterke focus op acquisities, transformaties en waardebehoud.
Onze kracht ligt in het combineren van technische expertise met een pragmatische, investeringsgerichte aanpak.

Jouw rol:

Als Technical Real Estate Consultant speel je een sleutelrol in het adviseren van klanten over de technische aspecten van hun vastgoedactiva en -transacties. Je wordt ook een interne referentie voor speciale technische aspecten en ondersteunt het team van vastgoedanalisten.

Je bent betrokken bij een breed scala aan opdrachten, waaronder:

Technical Due Diligence (TDD):

• Analyse van gebouwen (structuur, gevels, technische installaties, conformiteit, enz.)
• Identificatie van technische risico’s en opportuniteiten
• Schatting van CAPEX en investeringsaanbevelingen

Vendor Due Diligence (VDD):

• Ondersteuning van eigenaars bij het voorbereiden van activa voor verkoop
• Aanleveren van duidelijke en gestructureerde technische documentatie

Technisch Advies (Technical Advisory):

• Ondersteuning van klanten bij assetstrategie en besluitvorming
• Integratie van ESG- en duurzaamheidsaspecten in gebouwen
• Strategieën voor levenscyclus en langetermijnonderhoud

Projectondersteuning:

• Technische input tijdens acquisitie-, ontwerp- of herpositioneringsfasen
• Coördinatie met projectmanagers, ingenieurs en externe consultants

Jouw profiel:

Wij zoeken een dynamische en nieuwsgierige professional met een sterke technische achtergrond en interesse in vastgoed:

• Diploma in ingenieurswetenschappen, architectuur of gelijkwaardig
  2 tot 8+ jaar ervaring (consultancy, studiebureau, aannemer, ontwikkelaar, …)
• Sterke interesse in vastgoed en investeringslogica
• Vermogen om technische analyse te combineren met een business mindset
• Goede communicatieve vaardigheden en klantgerichtheid
• Vloeiend in Frans en/of Nederlands, met een goede kennis van Engels

Wij bieden u:

• Een dynamische, collaboratieve en technische omgeving, binnen een team dat gepassioneerd is door de prestaties van gebouwen;
• Een aantrekkelijk contract met een competitief salarispakket en extralegale voordelen;
• Mogelijkheden voor permanente opleiding (speciale technieken, ESG, duurzaamheid, regelgeving, enz.);
• Reële doorgroeimogelijkheden, met name naar seniorfuncties, expert of technisch referent, in een snelgroeiende groep.

Hoe solliciteren?

Als je jezelf herkent in deze criteria, stuur dan je sollicitatie rechtstreeks naar careers@phicap.eu

Uw functie bij PHICAP

Phicap is een onafhankelijke vastgoedgroep, actief in België, Luxemburg en Frankrijk: property management, project management en technische expertise. De algemene diensten van de groep — boekhouding, finance, marketing, administratie en IT — worden vanuit de holding in Brussel verzorgd.

De groep rolt Odoo uit als enig beheersysteem, entiteit per entiteit, met een externe integrator. U bent daarvan het interne aanspreekpunt: u draagt Odoo in de vennootschappen van de groep, van de invoering tot de adoptie door de teams. Daarnaast leidt u onze automatiseringsprojecten met AI. U rapporteert aan de CEO en werkt over alle entiteiten heen.

Uw verantwoordelijkheden

Odoo — het interne aanspreekpunt

–      De externe integrator aansturen: scoping, arbitrages, opvolging van budget en timing, controle van de opleveringen

–      De resterende entiteiten van de groep uitrollen, één voor één, na de lopende fase

–      De noden van de entiteitsverantwoordelijken verzamelen en uitdagen, en vertalen naar specificaties

–      Procedures herbekijken en vereenvoudigen vóór ze te informatiseren

–      De tests organiseren: scenario’s, gebruikersacceptatie, opvolging van anomalieën, beslissing tot indienststelling

De integratie bij de mensen

–      De overschakeling voorbereiden, gebruikers opleiden en hen begeleiden bij de start

–      De functionele documentatie bijhouden en de procedures levend houden in de tijd

–      Een Odoo-referent en een AI-referent in elke entiteit aansturen

Automatisering met AI

–      Processen identificeren en prioriteren om te automatiseren, entiteit per entiteit, volgens de verwachte winst

–      De agentische automatiseringsprojecten met Claude leiden, met de steun van een externe consultant indien nodig

–      De teams begeleiden in hun dagelijks gebruik van Claude, en het reële effect van de automatiseringen meten

Wie bent u?

–      U hebt minstens 5 jaar ervaring en hebt al bedrijfsprocessen geïntegreerd in een onderneming

–      U kent Odoo functioneel en hebt al een implementatie van A tot Z geleid

–      U kunt een proces formaliseren: het bestaande in kaart brengen en een bruikbare procedure schrijven

–      U krijgt ervaren managers mee

–      U stuurt een dienstverlener aan op een raming, een termijn of een technische oplossing

–      U hebt een echte affiniteit met generatieve AI; al met Claude werken is een grote troef

–      Ervaring in finance is een plus; u spreekt Frans en Engels, Nederlands is een troef

Wat wij bieden

–      Een contract van onbepaalde duur, voltijds, met een rechtstreeks mandaat van de CEO

–      Een maandelijks stuurcomité met de entiteitsdirecteuren, en een Odoo- en AI-referent per entiteit

–      Een budget om een externe AI-consultant in te schakelen ter ondersteuning van uw automatiseringsprojecten

–      Een competitief salarispakket met extralegale voordelen; een mobiliteitsbudget is mogelijk

–      Een jaarlijkse bonus gekoppeld aan concrete mijlpalen: indienststellingen, geautomatiseerde processen, adoptie

–      Kantoren in Brussel, een flexibele werkorganisatie, af en toe verplaatsingen naar Luxemburg en Rijsel